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Comment organiser le déménagement de votre société ?

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Vous envisagez de déménager votre entreprise mais vous ne savez pas d’où commencer et quelles sont les démarches à effectuer ? Le déménagement d’une société est opération trop sensible et nécessite de remplir certaines formalités. Ainsi, vous ne pouvez plus déménager du jour au lendemain, il faut tout d’abord communiquer avec vos salariés pour les préparer psychologiquement.

Pour réussir le transfert de votre société, il vous faudra du temps et une bonne organisation. Voici nos conseils pour que votre déménagement passe dans des bonnes conditions.

Les étapes pour déménager une société

Mettre en place un calendrier

Pour changer du local de votre entreprise vous devez passer par certaines formalités. Mais avant tout, il faut planifier les choses pour ne rien oublier ! En fonction de la taille de votre société, il est important de mettre en place un planning qui peut être étalé dans le temps. Par exemple, si vous avez moins de 10 salariés, prévoyez un mois pour tout préparer. Si votre société est de plus de 100 personnes, il vous faudra trois mois au minimum pour préparer votre déménagement pas cher Paris.

Résilier le bail des locaux et le contrat d’assurance

En cette étape, il est important d’informer le propriétaire de votre déménagement et de quitter vos locaux en respectant le préavis : il faut le faire six mois avant le terme initial du bail ou avant le terme d’une période triennale (3 ans).

En parallèle, vous pouvez signer le nouveau bail qui peut durer 3, 6 ou 9 ans. N’hésitez pas à négocier avec le bailleur certaines clauses du contrat comme le montant du loyer, les conditions de résiliation du bail ou encore les travaux à effectuer dans le nouveau local.

A coté de cela, vous devez informer votre assureur et résilier ainsi le contrat d’assurance du local et ce deux mois avant de déménager. Vous pouvez par la suite souscrire un nouveau contrat pour vos nouveaux bureaux.

Déclarer le changement d’adresse de l’entreprise

Cette étape est très importante, vous devez déclarer le changement d’adresse de l’entreprise auprès de l’administration et des diverses organisations : la poste, les banques, les compagnies d’assurances, les clients, les fournisseurs de gaz, d’électricité ou d’internet, les prestataires…

N’oubliez pas de noter la nouvelle adresse sur les devis, les factures, les cartes visites, les courriers électroniques…

Comment impliquer vos salariés dans le déménagement?

Vous vous apprêtez à changer du local de votre entreprise ? Il est donc important d’informer vos salariés à ce sujet. En effet, le déplacement du lieu du travail peut être une source de stress pour vos collaborateurs. Ils peuvent s’inquiéter sur leurs futures conditions de travail et leur temps de trajet.

Pour mieux gérer votre déménagement paris, prévoyez une réunion d’information afin de présenter à vos employés les avantages des nouveaux locaux et les rassurer. Par exemple, vous pouvez organiser une visite guidée des futurs locaux et par la suite effectuer un sondage pour recueillir leurs avis et leurs suggestions.

Le transfert d’une société nécessite des compétences particulières pour transporter les équipements des bureaux et le matériel d’informatiques en toute sécurité. C’est pourquoi vous ne pouvez pas compter uniquement sur vos employés qui peuvent causer des dommages au matériel sans faire attention. L’idéal est de recourir aux services d’un déménageur professionnel qui se chargera du tout.

Pourquoi faire appel à société de déménagement ?

Pour ne pas ralentir votre activité, votre déménagement doit se faire le plus rapidement possible. Donc, il est important de faire appel à une société de déménagement pas cher paris qui possède le savoir-faire et le matériel nécessaire pour vous accompagner dans le changement de vos locaux.

Contactez plusieurs déménageurs et comparez leurs offres afin de choisir la formule de déménagement la plus adaptée à vos besoins et à votre budget.

Une fois vous retrouvez le bon déménageur, ce dernier vous proposera de vous rendre une visite dans vos bureaux pour estimer le volume de vos biens à transporter et calculer ainsi le cout de votre déménagement. Il vous transmet ensuite un devis précis et détaillé.

Lors de votre jour « j », votre prestataire vous envoie une équipe des professionnels capables d’emballer vos objets et vos meubles, de démonter vos armoires volumineuses et de transporter vos affaires vers les nouveaux locaux en toute sécurité.

A coté de la main-d’œuvre, les entreprises de déménagement à Paris disposent généralement de tout le matériel adéquat : des camions capitonnés, des cartons, des couvertures, des chariots, un monte-meuble ou un monte-charge… Donc vous n’avez pas besoin de louer des équipements pour la manutention ou le déplacement de vos objets.

Dernier conseil : demandez toujours de votre déménageur un devis précis afin d’éviter toute surfacturation lors du jour de votre déménagement. Cliquez ici pour en savoir plus.

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